01
Partes y roles
- Responsable del tratamiento
- El Cliente identificado en la oferta, pedido o contrato de NiroAgenda.
- Encargado del tratamiento
- Daniel Abad Deusa
- NIF/CIF del encargado
- 20086438D
- Domicilio del encargado
- C/ Parc de l'estacio 10 Beniarjo 46722 Valencia
- Contacto de NiroIA
- contacto@niroia.com
El Cliente determina los fines y medios esenciales del tratamiento de los datos que gestiona mediante NiroAgenda. NiroIA accede y trata esos datos únicamente para prestar el servicio siguiendo instrucciones documentadas.
02
Objeto, duración, naturaleza y finalidad
- Objeto
- Alojamiento y tratamiento técnico de datos para prestar NiroAgenda.
- Duración
- La vigencia del servicio y el periodo posterior necesario para devolver o suprimir los datos.
- Naturaleza
- Recogida, registro, organización, estructuración, conservación, consulta, comunicación por instrucción, recuperación, exportación, limitación y supresión.
- Finalidad
- Permitir al Cliente gestionar su agenda, reservas, disponibilidad, equipo, clientes, comunicaciones, ventas y demás funciones contratadas.
Este acuerdo entra en vigor cuando el Cliente acepta el contrato que lo incorpora y permanece mientras NiroIA trate datos por su cuenta.
03
Categorías de interesados y datos
Personas interesadas
- Clientes y potenciales clientes del tenant.
- Profesionales, empleados, colaboradores y usuarios autorizados.
- Representantes, proveedores y otros contactos incorporados por el Cliente.
Datos personales previsibles
- Identificación y contacto: nombre, apellidos, correo, teléfono y referencias internas.
- Reservas y operativa: servicio, profesional, centro, fecha, hora, estado, cancelaciones y observaciones.
- Relación comercial: historial de citas y operaciones, preferencias, bonos, tarjetas regalo, saldos, ventas y tickets, según las funciones contratadas.
- Comunicaciones: datos necesarios para los recordatorios y comunicaciones contratadas, registros de entrega y consentimientos cuando correspondan.
- Datos técnicos: cuenta, permisos, acceso, dispositivo, IP, eventos y registros de seguridad.
El alcance concreto se ajustará a las funciones contratadas y a los datos realmente gestionados por el Cliente. Cualquier categoría adicional deberá documentarse en el encargo junto con su finalidad, instrucciones y medidas de protección antes de tratarla.
04
Instrucciones del responsable
NiroIA tratará los datos únicamente conforme a instrucciones documentadas del Cliente, incluidas las que resulten de la configuración funcional, acciones de usuarios autorizados, solicitudes de soporte y este acuerdo.
Si NiroIA considera que una instrucción infringe la normativa, lo comunicará y podrá suspender su ejecución hasta que se aclare o modifique. Si una norma obliga a tratar o transferir datos al margen de las instrucciones, informará previamente salvo prohibición legal.
05
Confidencialidad y registro
NiroIA garantizará que las personas autorizadas a tratar los datos se comprometan a respetar su confidencialidad. Mantendrá un registro de las categorías de actividades realizadas por cuenta de los clientes cuando resulte exigible.
06
Obligaciones del Cliente como responsable
El Cliente se obliga a:
- Tratar los datos con una base jurídica válida y facilitar la información correspondiente.
- Determinar y documentar las finalidades, plazos de conservación y permisos de acceso.
- Configurar NiroAgenda de forma coherente con sus políticas y limitar los datos a lo necesario.
- Gestionar consentimientos y preferencias de comunicaciones cuando sean exigibles.
- Atender directamente los derechos de sus clientes y remitir a NiroIA solo las solicitudes que requieran asistencia técnica.
- No instruir tratamientos contrarios a la normativa ni introducir datos que no esté autorizado a tratar.
- Realizar evaluaciones de impacto y consultas previas cuando correspondan a sus operaciones.
07
Subencargados
El Cliente autoriza con carácter general a los proveedores identificados a continuación cuando traten datos por cuenta de NiroIA para prestar NiroAgenda. NiroIA les impondrá por contrato obligaciones de protección de datos equivalentes y seguirá siendo responsable frente al Cliente de su cumplimiento.
OVHcloud: alojamiento de NiroAgenda en Roubaix (Francia) y servicio Backup Agent para las copias del servidor. Google: envío SMTP de correos de NiroAgenda.
NiroIA informará por escrito antes de incorporar o sustituir subencargados, con antelación suficiente para que el Cliente pueda oponerse por motivos de protección de datos antes del cambio. Las partes deberán resolver la objeción antes de encomendar el tratamiento afectado al nuevo proveedor.
08
Transferencias internacionales
NiroIA no transferirá datos fuera del Espacio Económico Europeo salvo instrucción del Cliente, obligación legal o uso de un subencargado autorizado con garantías adecuadas. Se documentará la decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo, medidas adicionales u otro mecanismo aplicable.
La infraestructura principal de NiroAgenda se aloja en OVHcloud, Francia. El envío de correo mediante Google y la integración con WhatsApp de Meta, cuando se utilice, pueden implicar tratamientos fuera del Espacio Económico Europeo, incluidos Estados Unidos. Se aplicarán las condiciones de autorización y las garantías descritas en este acuerdo de encargo.
09
Medidas de seguridad
Las medidas se seleccionarán atendiendo al estado de la técnica, costes, naturaleza, alcance, contexto, finalidades y riesgos.
Se aplicarán medidas adecuadas para la confidencialidad, integridad, disponibilidad y recuperación de los datos, junto con la evaluación de su eficacia, conforme al artículo 32 del RGPD.
NiroAgenda dispone de acceso mediante cuentas individuales, permisos según el perfil del usuario, conexión web mediante HTTPS y bases de datos independientes por centro. Las contraseñas se almacenan mediante hash con sal y determinados secretos de integración se protegen mediante cifrado. Se realizan copias de seguridad mediante OVHcloud Backup Agent. Las incidencias pueden comunicarse a soporte@niroia.com o mediante el portal de soporte.
10
Violaciones de seguridad
NiroIA notificará al Cliente sin dilación indebida cuando tenga conocimiento de una violación de seguridad que afecte a datos tratados por su cuenta. La notificación incluirá, a medida que esté disponible:
- Naturaleza del incidente y categorías aproximadas de datos y personas afectadas.
- Contacto para ampliar información.
- Consecuencias probables.
- Medidas adoptadas o propuestas para contener y remediar.
El Cliente decide y gestiona las notificaciones a autoridades y personas afectadas, con asistencia de NiroIA para cumplir los plazos legales.
11
Ejercicio de derechos
Si NiroIA recibe una solicitud relativa a datos de un tenant, la remitirá al Cliente sin responder por cuenta propia, salvo instrucción o deber legal. NiroIA facilitará las funciones o asistencia razonablemente necesarias para localizar, exportar, rectificar, limitar o suprimir datos.
La asistencia se solicitará a contacto@niroia.com y se prestará de forma que permita al Cliente cumplir sus obligaciones y plazos legales.
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Evaluaciones de impacto y consultas
NiroIA asistirá al Cliente, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información disponible, en las evaluaciones de impacto y consultas previas exigibles, conforme al artículo 28 del RGPD.
13
Información y auditorías
NiroIA facilitará la información necesaria para acreditar el cumplimiento y permitirá y contribuirá a las auditorías e inspecciones realizadas por el Cliente o por un auditor autorizado. Se coordinarán protegiendo la confidencialidad y los datos de otros clientes, sin impedir este derecho ni las actuaciones de las autoridades competentes.
14
Finalización, devolución y supresión
Al finalizar el servicio, NiroIA permitirá la exportación y, a elección del Cliente, devolverá o suprimirá los datos y copias, salvo conservación legal. Los datos conservados quedarán bloqueados y limitados a la finalidad que justifique su retención.
- Exportación
- El Cliente podrá solicitar una exportación asistida de los datos de su centro escribiendo a contacto@niroia.com. NiroIA comprobará la identidad y autorización del solicitante y preparará la entrega mediante un canal seguro. La entrega comprenderá los datos exportables correspondientes al Cliente y la información necesaria para interpretarlos.
- Supresión
- Al finalizar el servicio, NiroIA devolverá o suprimirá los datos personales a elección del Cliente, coordinando la actuación con los plazos de recuperación aplicables. La supresión comprenderá las copias existentes, salvo la conservación legalmente procedente, limitada a los datos necesarios y con las restricciones correspondientes